Den som avger en rapport visar upp vad som är presterat. Mottagaren granskar rapporten och vidtar åtgärder, om det behövs, och lägger därefter rapporten till handlingarna, dvs dokumenterar.
En rapport fyller både funktionen att visa för den som skall rapportera vad som är viktiga prestationer, eftersom det är det rapporten skall innehålla, samt möjliggör för mottagaren att vidta åtgärder.
Rapporter har flera svagheter. Eftersom rapporten avser vissa prestationer, som är önskvärda, fokuserar rapportgivaren på dessa i sin gärning, vilket ju är ett skäl till att de skall rapporteras. Men samtidigt kan den fokuseringen leda till att rapportgivaren bortser eller spenderar mindre tid vid aktiviteter som inte skall eller kan rapporteras, men som ändock är viktiga. En annan svaghet är att den som rapporterar kan också vilja manipulera informationen i det som skall rapporteras, varför mottagaren måste ha ett gott kritiskt öga till det rapporterade. Slutligen, en avgörande svaghet rapporter har är att både rapporteraren och mottagaren kan känna sig nöjd när rapporten är gjord, och omedelbart arkivera den. Rapportering blir en ritual som utförs för att tillfredsställa den stora guden, byråkratin, och fylla upp dess arkiv.
På högskolan finns dessa rapporter som ritualer.
Bland de värsta exemplen på rapport som ritual finns studenternas kursutvärdering. De kan engagerat, vilket sker sällan, fyllas i av studenterna. Därefter skapas en elektronisk rapport som går till lämpliga mottagare. De ser förnöjt på att ritualen är gjord. Inte att studenterna har gjort en värdering, inte vad studenterna har uttryckt, och absolut inte analysera deras värdering, och helt uteslutet är att vidta åtgärder som resultat av analysen. Ty ritualen är att distribuera och arkivera rapporten. Möjligen kan rapporten tas fram senare, inte för att granskas, utan i en utvärdering av institutionen, som ett bevis på att man utför rapportering, dvs dokumentering. Rapporten som ritual är det viktiga, inte den kunskap den kan innehålla eller de åtgärder som kunde ha vidtagits med anledning av rapporten. Ty i dokumentationstidevarvet är den arkiverade rapporten som rymmer studenternas värdering allt, medan kunskapen och åtgärder är intet.
Ett annat exempel är doktorandernas Individuella Studieplan, som getts förkortningen ISP. Med all rätt betraktas den som ett av de svåraste momenten i utbildningen. Det är en rapport som kan vara på 12 sidor, där allt doktoranden gjort och när den gjort det, och allt den planerar att göra och när det skall göras, skall förtecknas. Det låter onekligen bra. Doktorandens utbildning är en rationell process som planeras. Gott så.
Men den är mycket detaljerad, t ex somliga kräver inte enbart att man förtecknar de kurser man erhållit godkänt på, utan även datum för den godkända examinationen. Den har absurda formkrav. Jag har själv haft doktorander som varit förtvivlade över att de inte förstår om det skall vara ett kommatecken eller semikolon, och som fått tillbaka ISP:en för korrigering av ett felaktigt skiljetecken.
Men vad värre är, är att ISP:en blott är ett led i dokumentation, inte i handling. När väl alla skiljetecken är på plats, arkiveras ISP:en. Möjligen tas den fram när allt går helt tokigt, för att kunna se om man genom ISP:en kan utdöma ansvar för haveriet. Men sällan jag sett att ISP:en används som rapport, dvs analyseras och används som grund för handling.
När jag tillträde som ansvarig för forskarutbildningen i Lund skapade jag en rapport, liknande en ISP, som uppgick på knappt en sida, som doktoranden och handledaren skulle göra tillsammans. Då kallades jag föraktfullt för byråkraten. De skulle bara ha vetat vad som låg framför dem, ISP:en. Med den rapporten som grund, kallade jag på doktoranden och diskuterade vad som hade skett, bl a relaterade jag till tidigare inlämnade rapporter, och vad som skulle ske, där det var lika viktigt att diskutera vad doktoranden skulle göra, som att diskutera vad handledaren skulle göra och vad forskarutbildningen skulle göra. Rapporten var vid det tillfället ett levande dokument, som tillsammans med diskussionen med doktoranden, gav handling. Rapporten arkiverades, eller snarare, glömdes bort när doktoranden hade disputerat.
Idag är rapporter slutet där målet, dvs dokumentationen, är uppfyllt, varvid de som hade kunnat vara aktörer, men som är pacifister, kan vila sig, i sin likgiltiga passivitet.
I en rationell, omtänksam värld, där målet för verksamheten är levande och angeläget, är rapporten början på en aktivitet, där de engagerade deltar med analys och handling för att uppfylla målet. I en rituell organisation är rapporten blott ett dokument som dokumenterar för arkivet, men som inte leder till handling.
Rapporter får ett dåligt rykte. Men det beror inte på att det är en rapport, utan på att pacifisterna i den rituella organisationen inte använder dem som rapporter, som grund för handling.
Den 25 januari 2023
Sven-Olof Yrjö Collin
En rapport fyller både funktionen att visa för den som skall rapportera vad som är viktiga prestationer, eftersom det är det rapporten skall innehålla, samt möjliggör för mottagaren att vidta åtgärder.
Rapporter har flera svagheter. Eftersom rapporten avser vissa prestationer, som är önskvärda, fokuserar rapportgivaren på dessa i sin gärning, vilket ju är ett skäl till att de skall rapporteras. Men samtidigt kan den fokuseringen leda till att rapportgivaren bortser eller spenderar mindre tid vid aktiviteter som inte skall eller kan rapporteras, men som ändock är viktiga. En annan svaghet är att den som rapporterar kan också vilja manipulera informationen i det som skall rapporteras, varför mottagaren måste ha ett gott kritiskt öga till det rapporterade. Slutligen, en avgörande svaghet rapporter har är att både rapporteraren och mottagaren kan känna sig nöjd när rapporten är gjord, och omedelbart arkivera den. Rapportering blir en ritual som utförs för att tillfredsställa den stora guden, byråkratin, och fylla upp dess arkiv.
På högskolan finns dessa rapporter som ritualer.
Bland de värsta exemplen på rapport som ritual finns studenternas kursutvärdering. De kan engagerat, vilket sker sällan, fyllas i av studenterna. Därefter skapas en elektronisk rapport som går till lämpliga mottagare. De ser förnöjt på att ritualen är gjord. Inte att studenterna har gjort en värdering, inte vad studenterna har uttryckt, och absolut inte analysera deras värdering, och helt uteslutet är att vidta åtgärder som resultat av analysen. Ty ritualen är att distribuera och arkivera rapporten. Möjligen kan rapporten tas fram senare, inte för att granskas, utan i en utvärdering av institutionen, som ett bevis på att man utför rapportering, dvs dokumentering. Rapporten som ritual är det viktiga, inte den kunskap den kan innehålla eller de åtgärder som kunde ha vidtagits med anledning av rapporten. Ty i dokumentationstidevarvet är den arkiverade rapporten som rymmer studenternas värdering allt, medan kunskapen och åtgärder är intet.
Ett annat exempel är doktorandernas Individuella Studieplan, som getts förkortningen ISP. Med all rätt betraktas den som ett av de svåraste momenten i utbildningen. Det är en rapport som kan vara på 12 sidor, där allt doktoranden gjort och när den gjort det, och allt den planerar att göra och när det skall göras, skall förtecknas. Det låter onekligen bra. Doktorandens utbildning är en rationell process som planeras. Gott så.
Men den är mycket detaljerad, t ex somliga kräver inte enbart att man förtecknar de kurser man erhållit godkänt på, utan även datum för den godkända examinationen. Den har absurda formkrav. Jag har själv haft doktorander som varit förtvivlade över att de inte förstår om det skall vara ett kommatecken eller semikolon, och som fått tillbaka ISP:en för korrigering av ett felaktigt skiljetecken.
Men vad värre är, är att ISP:en blott är ett led i dokumentation, inte i handling. När väl alla skiljetecken är på plats, arkiveras ISP:en. Möjligen tas den fram när allt går helt tokigt, för att kunna se om man genom ISP:en kan utdöma ansvar för haveriet. Men sällan jag sett att ISP:en används som rapport, dvs analyseras och används som grund för handling.
När jag tillträde som ansvarig för forskarutbildningen i Lund skapade jag en rapport, liknande en ISP, som uppgick på knappt en sida, som doktoranden och handledaren skulle göra tillsammans. Då kallades jag föraktfullt för byråkraten. De skulle bara ha vetat vad som låg framför dem, ISP:en. Med den rapporten som grund, kallade jag på doktoranden och diskuterade vad som hade skett, bl a relaterade jag till tidigare inlämnade rapporter, och vad som skulle ske, där det var lika viktigt att diskutera vad doktoranden skulle göra, som att diskutera vad handledaren skulle göra och vad forskarutbildningen skulle göra. Rapporten var vid det tillfället ett levande dokument, som tillsammans med diskussionen med doktoranden, gav handling. Rapporten arkiverades, eller snarare, glömdes bort när doktoranden hade disputerat.
Idag är rapporter slutet där målet, dvs dokumentationen, är uppfyllt, varvid de som hade kunnat vara aktörer, men som är pacifister, kan vila sig, i sin likgiltiga passivitet.
I en rationell, omtänksam värld, där målet för verksamheten är levande och angeläget, är rapporten början på en aktivitet, där de engagerade deltar med analys och handling för att uppfylla målet. I en rituell organisation är rapporten blott ett dokument som dokumenterar för arkivet, men som inte leder till handling.
Rapporter får ett dåligt rykte. Men det beror inte på att det är en rapport, utan på att pacifisterna i den rituella organisationen inte använder dem som rapporter, som grund för handling.
Den 25 januari 2023
Sven-Olof Yrjö Collin
RSS-flöde
