Organisationer digna under alla möten. En del behövs förvisso, för att få fram olika idéer, för att koordinera aktiviteter. Men många möten finns av helt andra anledningar. Alla dessa möten är uttryck för annat än organisationens verkliga behov, utan mer uttryck för individers behov och tillkortakommanden.
Alla dessa möten är:
A.) Ta fram kostnaden. Ett möte innebär ju en kostnad i tid för personer. Denna tid kan översättas till kronor och ören genom mer eller mindre avancerade kalkyler. Mest avancerat är att ta organisationens faktiska kostnad för varje individ, vilket är en känd kostnad i den offentliga staten, och multiplicera med den tid den var på mötet och sedan summera detta. Mindre avancerat är att ha en genomsnittskostnad per typ av person. I min verksamhet finns teknisk personal, adjunkter, lektorer, docenter, professorer och chefer. Notera varje deltagares personaltyp, multiplicera med genomsnittskostnaden och summera. Varje sammankallande får sedan en möteskostnad noterad på den. Summan av en individs möteskostnader kan sedan användas t ex vid årliga utvärderingar.
B.) Våga ifrågasätta möten. Vid kallelse skall det vara accepterat att svara på kallelsen genom att ifrågasätta behovet av mötet, och kanske förslå andra åtgärder. Vid maktkallelser, enligt 1.) ovan kan man t ex be chefen skicka ut en skrivelse som innehåller informationen.
C.) Våga utvärdera möten. Varje möte kan avslutas med att man utvärderar mötet och ger rekommendationer för framtida kallelser. T ex kan man använda kostnaden enligt 1.) ovan som grund för utvärderingen.
D.) Agenda och underlag föregår möten. Om man begär agenda och underlag inför ett möte, måste den sammankallande utföra ett arbete innan, vilket kan kännas så belastande för personen att mötet inte blir av. Vid maktmöten blir ju agendan och underlaget detsamma som innehållet på mötet, varför maktmöten blott blir för de illitterata analfabeterna. Samtidigt innebär agenda med underlag att varje deltagare kan komma förberedd till mötet, ja, de kan t o m ha förberett beslut genom heta diskussioner i kafferummet under den vecka som materialet är ute. Det innebär också att möjligheterna till kupper, att komma upp med en sak och tvinga mötet till ställningstagande vid sittande bord blir omöjligt.
E.) Ha en mötesordförande som inte är den sammankallande. Om det är en annan person, måste ordförande vara förberedd genom material och agenda, dvs mötet måste vara väl planerat. Mötesordförande kommer då också att kunna hindra diskussioner som blott finns för att förbruka tid.
F.) Ha snäva tidsramar. Planera tiden för mötet till t ex 35 minuter, dvs inte hela timmar, för att markera att deltagarna inte sitter där för att ha skönt och mysigt eller för att manifestera en individs makt, utan för att uträtta något.
G.) Våga avsluta möten. Möten tenderar att alltid konsumera den tid som är avsatt för möten, oaktat innehåll. Mötesordförande måste våga styra mötet, så att man gör vad som skulle göras, under så kort tid som möjligt, och sedan avsluta det, helst innan den planerade tiden är förlupen.
H.) Ha sociala sammankomster. Möten har ju ibland blott samvaro som funktion. Dessa sammankomster kan arrangeras utan att de är möten. I starka kulturer sker sammankomsterna som interaktioner, t ex i akademiska sammanhang som seminarier och som kafferumssamtal.
I.) Bygg en stark kultur, där värderingar är tydliga och kraftfulla. Då faller saker på plats utan möten. Förvisso med nackdelen att opposition mot delar av kulturen sällan ges plats. Men då är Kulturen ett ämne för ett möte, där Kulturen diskuteras i syfte att utvärdera den för eventuell förändring.
J.) Alla har rätt att kalla till möten. Det rådet kan låta motsägelsefullt, då det kan riskera att bli många möten. Men rätten innebär att man demokratiserar mötesmöjligheten och tar bort chefernas rätt att kalla till möten. Mötesrättigheten blir då en uppfriskande möjlighet till demokratisk debatt, vilket stärker kulturen.
Den 12 januari 2021
Sven-Olof Collin
Alla dessa möten är:
- Uttryck för makt. Att kunna kalla samman möten, med många deltagare, under lång tid, minst två timmar, är ett uttryck för makt. De möten som är uttryck för makt, rymmer mestadels blott information från den mäktige. Genom att det är möten för information, undviker den mäktige kritik och synpunkter. ’Mötesdeltagare tige i församlingen’, är devisen när maktmötet skall uttrycka makten och manifestera makten. I organisationer finns ofta människor som är skrivkunniga och medlemmar som inte är analfabeter, dvs de kan läsa. Informationen som ges hade kunnat spridas med dokument, speciellt i dessa dagar då vi har e-mail-teknologin. Men eftersom mötets syfte är manifestation av makt, med tigande deltagare, fylls den med den information som hade kunnat ges skriftligt. Så manifesterar den mäktige sin makt.
- Uttryck för en Pilatusk räddhågsenhet. En chef som är osäker kan, under ett behagligt sken av demokrati, kalla till möte och där ta upp en sak som den själv är räddhågsen inför, och förmå mötet att nå en ståndpunkt. Därmed kan sedan chefen, i alla sammanhang avseende det beslutet, föra över ansvaret på gruppen som var i rummet. Vi känner detta som Pilatus beslutsfattande, där han själv inte vågade fatta beslutet, utan fattade beslutet att folket skulle besluta. Emellertid, Pilatus erkände sin räddhågsenhet genom att demonstrativt tvätta sina händer, att därmed kom allt ansvar på folket och inget på honom. Vilket självfallet är fel, ty det var ju Pilatus som utsatte Jesus för folkets domstol. Precis som chefen, med sin Pilatuska räddhågsenhet, tar fram vissa saker till gruppen och undanhåller andra.
- Uttryck för svag kultur. Det samförstånd som söks, vinns i en svag kultur vid massmöten. Men i en stark kultur, sker intensiva, frekventa kommunikationer, varför saker behandlas ständigt och kontinuerligt. Samtidigt kan en stark kultur innebära att somliga saker egentligen aldrig blir föremål för beslut, utan är avgjorda genom kulturen. Genom kulturens starka, gemensamma värderingar, avgörs saker genom att det är självklart att göra på vissa sätt och att inte göra på andra sätt.
A.) Ta fram kostnaden. Ett möte innebär ju en kostnad i tid för personer. Denna tid kan översättas till kronor och ören genom mer eller mindre avancerade kalkyler. Mest avancerat är att ta organisationens faktiska kostnad för varje individ, vilket är en känd kostnad i den offentliga staten, och multiplicera med den tid den var på mötet och sedan summera detta. Mindre avancerat är att ha en genomsnittskostnad per typ av person. I min verksamhet finns teknisk personal, adjunkter, lektorer, docenter, professorer och chefer. Notera varje deltagares personaltyp, multiplicera med genomsnittskostnaden och summera. Varje sammankallande får sedan en möteskostnad noterad på den. Summan av en individs möteskostnader kan sedan användas t ex vid årliga utvärderingar.
B.) Våga ifrågasätta möten. Vid kallelse skall det vara accepterat att svara på kallelsen genom att ifrågasätta behovet av mötet, och kanske förslå andra åtgärder. Vid maktkallelser, enligt 1.) ovan kan man t ex be chefen skicka ut en skrivelse som innehåller informationen.
C.) Våga utvärdera möten. Varje möte kan avslutas med att man utvärderar mötet och ger rekommendationer för framtida kallelser. T ex kan man använda kostnaden enligt 1.) ovan som grund för utvärderingen.
D.) Agenda och underlag föregår möten. Om man begär agenda och underlag inför ett möte, måste den sammankallande utföra ett arbete innan, vilket kan kännas så belastande för personen att mötet inte blir av. Vid maktmöten blir ju agendan och underlaget detsamma som innehållet på mötet, varför maktmöten blott blir för de illitterata analfabeterna. Samtidigt innebär agenda med underlag att varje deltagare kan komma förberedd till mötet, ja, de kan t o m ha förberett beslut genom heta diskussioner i kafferummet under den vecka som materialet är ute. Det innebär också att möjligheterna till kupper, att komma upp med en sak och tvinga mötet till ställningstagande vid sittande bord blir omöjligt.
E.) Ha en mötesordförande som inte är den sammankallande. Om det är en annan person, måste ordförande vara förberedd genom material och agenda, dvs mötet måste vara väl planerat. Mötesordförande kommer då också att kunna hindra diskussioner som blott finns för att förbruka tid.
F.) Ha snäva tidsramar. Planera tiden för mötet till t ex 35 minuter, dvs inte hela timmar, för att markera att deltagarna inte sitter där för att ha skönt och mysigt eller för att manifestera en individs makt, utan för att uträtta något.
G.) Våga avsluta möten. Möten tenderar att alltid konsumera den tid som är avsatt för möten, oaktat innehåll. Mötesordförande måste våga styra mötet, så att man gör vad som skulle göras, under så kort tid som möjligt, och sedan avsluta det, helst innan den planerade tiden är förlupen.
H.) Ha sociala sammankomster. Möten har ju ibland blott samvaro som funktion. Dessa sammankomster kan arrangeras utan att de är möten. I starka kulturer sker sammankomsterna som interaktioner, t ex i akademiska sammanhang som seminarier och som kafferumssamtal.
I.) Bygg en stark kultur, där värderingar är tydliga och kraftfulla. Då faller saker på plats utan möten. Förvisso med nackdelen att opposition mot delar av kulturen sällan ges plats. Men då är Kulturen ett ämne för ett möte, där Kulturen diskuteras i syfte att utvärdera den för eventuell förändring.
J.) Alla har rätt att kalla till möten. Det rådet kan låta motsägelsefullt, då det kan riskera att bli många möten. Men rätten innebär att man demokratiserar mötesmöjligheten och tar bort chefernas rätt att kalla till möten. Mötesrättigheten blir då en uppfriskande möjlighet till demokratisk debatt, vilket stärker kulturen.
Den 12 januari 2021
Sven-Olof Collin
RSS-flöde
